Microsoft - Outlook-Besprechungsanfragen: Bewährte Methoden

Wenn Sie Outlook 2007 nutzen, sollten Sie keine Besprechungsanfragen weiterleiten.
Dies kann zu Verlusten oder falschen Zuordnungen führen. Bitten Sie stattdessen den Besprechungsorganisator, den neuen Teilnehmer der Besprechungsanfrage hinzuzufügen.

Leitet ein Besprechungsteilnehmer über Outlook 2010 eine Besprechungsanfrage an eine noch nicht eingeladene Person weiter, so sendet Outlook dem Besprechungsorganisator eine Benachrichtigung, dass ein neuer Teilnehmer hinzugefügt wurde. Dies ermöglicht das neue Weiterleitungs- Benachrichtigungsfeature für Besprechungen in Outlook 2010. Jedoch sollte dieses neue Feature nur genutzt werden, wenn Besprechungsteilnehmer und -organisator derselben Exchange- Organisation angehören, der Besprechungsteilnehmer Outlook 2010 zum Weiterleiten nutzt und der Besprechungsorganisator ebenfalls mit Outlook/ OWA arbeitet.

Erhält der Organisator aus irgendeinem Grund keine Benachrichtigungs- E- Mail, so wurde der neue Teilnehmer nicht der Besprechung hinzugefügt und erhält somit auch keine Benachrichtigung bei Terminänderungen.

Beachte:

Outlook- Stellvertreter erhalten keine Benachrichtigungen für Besprechungsanfragen.

Auch wenn Sie eine Besprechungsanfrage direkt aus dem Posteingang löschen können, sollten Sie den automatischen Prozess des "Akzeptierens" und "Ablehnens" nutzen!

Ändern Sie Zeit, Datum , Ort oder Teilnehmer in einer Besprechungsanfrage, schlägt Outlook beim Speichern zwei Möglichkeiten vor:
Senden einer Benachrichtigung an alle Teilnehmer oder Verwerfen der Änderungen.
Dies stellt die Konsistenz für alle Teilnehmer sicher.

Vermeiden Sie das Kopieren von Besprechungsanfragen!
Dies kann zu unerwünschten Effekten führen. Um Inkonsistenzen zu verhindern, entfernt Outlook alle Verknüpfungen der kopierten Besprechungsanfrage zur Original- Besprechungsanfrage. Neuere Outlook- Versionen fügen dem Betreff der Kopie den Textstring "Kopie:" an.

In Outlook können Sie auf einfache Art und Weise wiederholende Termine in Besprechungsserien organisieren. Jede Änderung eines einzelnen Termins in einer Besprechungsserie speichert Outlook in sogenannten "Ausnahmen". Besprechungsserien mit einer großen Anzahl von Ausnahmen sind schwer zu managen.

Unsere Empfehlungen deshalb:

Legen Sie ein Enddatum bzw. ein Limit an Wiederholungen fest.

Vermeiden Sie Anhänge in Besprechungsserien, denn jede Ausnahme beinhaltet seine eigene Kopie der Anlage und wird bei Änderung nicht automatisch aktualisiert.

Wenn eine Besprechungsserie abgelaufen ist, ändern Sie das Serienmuster so, dass es mit dem letzten Besprechungstermin endet, anstatt die Besprechung abzusagen, denn hiermit würde der gesamte Besprechungsverlauf gelöscht. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Serientyp, und ändern Sie das Enddatum.

Outlook bietet keine Möglichkeit der Änderung des Besprechungsorganisators. Möchten Sie den Organisator einer Besprechungsserie ändern, beenden Sie die Serie: Setzen Sie ein Enddatum und senden Sie allen Teilnehmern eine Benachrichtigung.
Danach kann der neue Organisator eine neue Besprechungsanfrage erstellen (Cancel a meeting).