Weshalb werden externe Nachrichten zusätzlich durch das zentrale Mailsystem gekennzeichnet?

Schutz vor gefälschten Absenderadressen

Alle Nachrichten mit einer externen Absenderadresse werden durch das zentrale Mailsystem am Anfang der jeweiligen Nachricht gekennzeichnet, um vor allem das Erkennen von Nachrichten mit gefälschten internen Absenderadressen zu erleichtern.

Durch die Kennzeichnung einer externen Nachricht mit dem Hinweis:

"Achtung! Externe E-Mail: Klicken Sie erst dann auf Links und Anhänge, nachdem Sie die Vertrauenswürdigkeit der Absenderadresse geprüft haben."

wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Nachricht ursprünglich nicht vom zentralen Mailsystem der Universität Rostock stammt.

Folgende nicht zusätzlich gekennzeichnete Phishing-Nachricht erscheint auf den ersten Blick authentisch und vertrauenswürdig, obwohl diese nicht vom ITMZ versendet wurde:

Das ITMZ empfiehlt daher allen Nutzern des zentralen Mailsystems, die zusätzliche Kennzeichnung von Nachrichten mit externen Absenderadressen zu verwenden.

Kennzeichnung in Abhängigkeit vom Nachrichtenformat

Die Kennzeichnung erfolgt in Abhängigkeit vom Nachrichtenformat unterschiedlich, wie in folgenden Beispielen zu sehen:

Kennzeichnung einer externen Nachricht im Textformat

Kennzeichnung einer externen Nachricht im HTML-Format

Technisch bedingte Ausnahmen

Signierte und verschlüsselte Nachrichten sind von dieser Kennzeichnung ausgenommen, da ansonsten die Signatur oder Verschlüsselung der jeweiligen Nachricht zerstört würde.

Nutzerbezogenes Opt-Out

Deaktivierung der Kennzeichnung von externen Nachrichten

Die Kennzeichnung von externen Absenderadressen können Sie pro Postfach deaktivieren, indem Sie der Verteilergruppe "MailFlag-OptOut" beitreten.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Suchen Sie nach der Gruppe "MailFlag-OptOut", indem Sie im Suchfeld die Zeichenkette mailflag eingeben und anschließend auf das Suchsymbol klicken
  • Klicken Sie einmal auf die gefundene Gruppe "MailFlag-OptOut"
  • Klicken Sie auf das Symbol "Beitreten"

Sie sind nun der Verteilergruppe "MailFlag-OptOut" beigetreten und externe Nachrichten an Ihre E-Mailadresse werden zukünftig nicht mehr zusätzlich gekennzeichnet.

Diese Konfigurationsänderung ist erst nach ca. 2 Stunden aktiv.

Aktivierung der Kennzeichnung von externen Nachrichten

Die Kennzeichnung von externen Nachrichten an Ihre Mailbox aktivieren Sie, indem Sie Ihre Mitgliedschaft in der Verteilergrupppe "MailFlag-OutOut" beenden.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

Bestätigen Sie den Austritt aus der Gruppe "MailFlag-OptOut", indem Sie auf die Schaltfläche "Ja" klicken.

Externe Nachrichten an Ihre E-Mailadresse werden zukünftig wieder zusätzlich gekennzeichnet.

Diese Konfigurationsänderung ist erst nach ca. 2 Stunden aktiv.