Outlook Web App (OWA) ist ein webbasierender Mailclient, der auf dem Mailserver installiert ist und mit dem Sie durch Eingabe ihres Nutzerkennzeichens und ihres Passwortes Mails lesen, bearbeiten und versenden können. Weitere Funktionen von OWA sind das Nutzen und Pflegen ihrer Kontaktdaten (Mailadressen) und Maillisten, ein webbasierender Kalender, sowie das Arbeiten mit Aufgaben, Dokumenten und öffentlichen Ordnern.

Der volle Funktionsumfang von OWA ist jetzt bei der Benutzung des Webbrowsers Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Apple Safari und Chrome gewährleistet.

• Rückgängig von Aktionen wie Löschen oder Verschieben von E-Mails
• Rückgängigmachen von E-Mailversenden bis zu 30 Sekunden
• Einfügen von Bildern aus der Zwischenablage
• E-Mail-Vorlagen
• Anheften von Nachrichten in Mailordnern
• Anzeige der Postfachgröße
• Suche in Kalendern
• Verbesserte Unterstützung von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets

Der Aufruf erfolgt über https://email.uni-rostock.de (siehe Bild)

• Umstellen der Ansicht "Unterhaltung" auf die Ansicht "Nachrichten"
• Umstellen von "Allen Antworten" auf "Antworten"
• Bei der Anmeldung die erste Nachricht in der Liste auswählen

Wenn Sie in der OWA angemeldet sind, können Sie auf alle E-Mail-Funktionen zugreifen, wie das Lesen und Versenden von E-Mails. Um die weiteren Funktionen von OWA zu nutzen, klicken Sie auf das blaue Viereck links oben.

E-Mail
Bietet Zugriff auf alle Ordner in ihrem Microsoft Exchange-Postfach (Deleted Items (Gelöschte Elemente), Calendar (Kalender), Contacts (Kontakte), Drafts (Entwürfe), Inbox (Posteingang), Junk - E - Mail, Notes (Notizen), Outbox (Postausgang), Sent Items (Gesendete Elemente) und Tasks (Aufgaben) sowie auf von ihnen erstellte persönliche Ordner. Diese Funktion ermöglicht auch die Verwaltung ihres Postfachs durch Erstellen, Umbenennen, Verschieben und Löschen von Ordnern.

Kalender
Ermöglicht das Navigieren durch ihren Kalender sowie das Erstellen zusätzlicher Kalenderordner.

Personen
Erlaubt das Anzeigen von Kontakten und das Arbeiten mit ihnen. Über die Optionen in Kontakte können Sie zusätzliche Kontaktordner erstellen und die anzuzeigenden Kontakte auswählen.

Aufgaben
Erlaubt das Anzeigen von Aufgaben und das Arbeiten mit ihnen. Über die Optionen in Aufgaben können Sie zusätzliche Aufgabenordner erstellen und die anzuzeigenden Aufgaben auswählen.

Beim Anklicken des Suchfeldes wird ihnen eine Auswahl von vorherigen Suchbegriffen angezeigt. Wählen Sie "Personen durchsuchen" aus, öffnet sich das Adressbuch. Hier werden ihnen sämtliche Nutzer und Verteilerlisten des Mailsystems aus dem Globalen Adressbuch bzw. ihre eigenen Kontakte angezeigt.

Wenn Sie die Suchansicht verlassen möchten, klicken Sie auf dem Pfeil links neben "Suche beenden".

Sobald eine E-Mail in der Nachrichtenliste ausgewählt ist, wird die Aktionsanzeige aktiviert (nur in der Ansicht "Nachrichten", nicht in der Ansicht "Unterhaltung"). 

Neu Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht. Beim Klicken rechts daneben auf den kleinen schwarzen Pfeil stehen weitere Optionen zur Auswahl E-Mail oder Kalendertermin.
Allen antworten ermöglicht eine Antwort an alle Kontakte unter “An” und “CC”. Beim Klicken rechts daneben auf den kleinen schwarzen Pfeil stehen weitere Optionen zur Auswahl.
Antworten ermöglicht eine direkte Antwort an den letzten Absender.
Weiterleiten ermöglicht die Weiterleitung der Nachricht an eine andere E-Mail-Adresse.
Löschen löscht die ausgewählte E-Mail.
Archivieren archiviert die Nachricht in einem Ordner “Archiv”. Der Name dieses Ordners kann personalisiert werden.
Junk-E-Mail markiert die ausgewählte E-Mail und deren Absender als Spam. Die E-Mail wird dann automatisch in den Systemordner “Junk-E-Mail” verschoben. Weitere Einstellungen unter Umgang mit Spam-Mails. Beim Klicken rechts daneben auf den kleinen schwarzen Pfeil stehen weitere Optionen zur Auswahl.
Phishing löscht die ausgewählte E-Mail.
Aufräumen löscht E-Mails im Posteingang von einem bestimmten Absender nach ausgewählten Regeln.
Verschieben verschiebt die ausgewählte E-Mail in einen bestimmten Ordner.
Kategorien kategorisiert die ausgewählte E-Mail und markiert diese farblich. Sie können auch ihre Kategorien verwalten und die verwendeten Farben ändern.

In der Ordnerleiste sehen Sie alle Ordner, die standardmäßig angelegt werden. Diese Systemordner können nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.

Wenn Sie einen Rechtsklick auf den Anzeigenamen ihres Exchange Accounts oder auf einen Ordner machen, werden ihnen verschiedene Optionen angeboten. 

Das Layout für Nachrichtenliste und Unterhaltungen können Sie über "Einstellungen" (Zahnradsymbol) "Anzeigeeinstellungen" anpassen.

Standardmäßig öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Nachricht im Lesebereich. Falls sich ein neues Fenster öffnen soll, können Sie das Layout anpassen. Klicken Sie auf "Einstellungen" (Zahnradsymbol), dann "Optionen" und wählen Sie unter "E-Mail", "Layout", "Lesebereich" aus. Wählen Sie den Punkt "Eingabe in neuem Fenster" und "Speichern".

Zum Erstellen der Mail tragen Sie die Empfängeradresse in das An  - Feld ein oder suchen Sie die Adresse aus ihren Kontakten oder dem Globalen Adressbuch aus. In das Cc - Feld (Carbon Copy) können Sie einen weiteren Empfänger dieser E-Mail eintragen. Empfänger sehen diese beiden E-Mail-Adressen in den Feldern An und CC. Wenn Sie eine Empfängeradresse haben, die die anderen Empfänger nicht sehen sollen, klicken Sie auf Bcc (Blind Carbon Copy) oben rechts. Die in diesem Feld stehenden Empfänger erhalten die E-Mail, aber die anderen Empfänger sehen nicht, wer im Bcc-Feld steht.
Geben Sie unbedingt einen Betreff an und tragen Sie im Nachrichtentext ihre Nachricht ein. Klicken Sie nach Verfassen der Nachricht auf Senden.

Beim Erstellen einer Mail können Sie den Inhalt anpassen, wie Schriftart, Größe, Farbe, Link einfügen, Tabelle einfügen usw. 

Wann müssen Mails gelöscht werden?

Die Speicherkapazität des Postfaches auf dem zentralen Mailserver beträgt standardmäßig für Mitarbeiter, Studenten und Gäste 5 GB. Das Quota-System sendet eine Warnung, wenn 4,95 GB belegt sind. Ist ihr Postfach zu 100 % gefüllt, können Sie keine Mails mehr senden und empfangen. Mails an ihre Adresse gehen dann an den Absender zurück. Nach Erhalt der Quota-Warnung sollten Sie ihr Postfach aufräumen.
Eine aktuelle Belegung ihres Postfaches erfahren sie über "Postfachverwendung".

Wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten aus, die Sie löschen wollen und gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Löschen
• oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, und klicken Sie dann im geöffneten Menü auf Löschen
• oder drücken Sie die ENTF-Taste

Die gelöschten Mails werden in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben.

Mails, die Sie gelöscht haben und die sich im Ordner "Gelöschte Elemente" befinden, können Sie wiederherstellen. Wählen Sie die entsprechende Mail im Ordner "Gelöschte Elemente"aus und klicken Sie in der Aktionsanzeige auf "Wiederherstellen". Die Mail wird in dem Ordner wiederhergestellt, aus dem sie gelöscht wurde.

Die Mails im Ordner "Gelöschte Elemente" können Sie jederzeit einzeln löschen oder automatisch beim Abmelden löschen lassen. Dazu wählen Sie folgendes aus

1. "Einstellungen" (Zahnradsymbol) --> "Optionen" 
2. in der linken Spalte unter "E-Mail" --> "Automatische Verarbeitung"
3. Nachrichtenoptionen
4. Wählen Sie Ordner "Gelöschte Elemente" bei der Abmeldung leeren aus.
5. und schließen den Vorgang mit "Speichern" ab.

oder löschen sofort alle Mails aus dem Ordner

1. Klicken Sie in der Ordnerleiste mit der rechten Maustaste auf "Gelöschte Elemente"
2. Klicken auf "Ordner leeren"
3. Bestätigen Sie Möchten Sie alle Elemente und Unterordner im Ordner "Gelöschte Elemente" endgültig löschen mit OK.

Mails, die aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" gelöscht wurden, werden Sie noch 30 Tage lang in einem "Dumpster" aufgehoben. Erst dann werden Sie endgültig vom Server gelöscht. Die Mails im "Dumpster" belasten nicht mehr ihren Postfachspeicherplatz.

Innerhalb von 30 Tagen können Sie die Mails aus dem "Dumpster" in den Ordner "Gelöschte Elemente" zurückholen.

Die Elemente, die Sie wiederherstellen möchten, werden nach Möglichkeit in die ursprünglichen Ordner wiederhergestellt. Wenn ein ursprünglicher Ordner nicht mehr vorhanden ist, werden E-Mails im Posteingang abgelegt.

Über "Einstellungen" (Zahnradsymbol), "Optionen" können Sie ihre E-Mail-Konteneinstellungen ändern und das Layout anpassen. Bestätigen Sie alle Änderungen mit "Speichern".

Wenn Sie zum E-Mail-Programm zurückkehren möchten, klicken Sie auf dem Pfeil links neben Optionen.

Ihre persönlichen Konten-Informationen und der aktuellen Belegung ihres Postfaches werden angezeigt. Anzeigename und E-Mail-Adresse können nicht verändert werden.

Mit dem verfügbaren Design kann der Hintergrund ihres Kontos geändert werden.

In Verteilergruppen, denen ich angehöre, werden Sie als Mitglied angezeigt. Der Gruppenbesitzer bestimmt, ob Sie dieser beitreten oder diese verlassen können.
In Verteilergruppen, die ich besitze, können Sie Verteilergruppen managen.

Auswahl von Tastenkombination für verschiedene Aufgaben aktivieren oder deaktivieren.

Verwalten von Add-Ins von Drittanbietern

Anzeigen aller Mobiltelefone , die Sie zurzeit für den Synchronisierungsvorgang mit ihrem Postfach verwenden.

Bei aktivierten Offlinezugriff können Sie ihren Computer auch ohne Verbindung mit einem Netzwerk verwenden.

Absender werden zum Senden barrierefreier Inhalte aufgefordert.

Verwendung der Light-Version, nur bei älteren Webbrowsern, Verbindungen mit geringer Bandbreite oder bei Anforderungen an die Barrierefreiheit.

Regions- und Zeiteinstellungen

Einrichten von Benachrichtigungen, die per SMS an ihr mobiles Gerät gesendet werden.

Automatisches Antworten
Einstellungen für die automatische Abwesenheitsnachrichten innerhalb und außerhalb Maildomäne

Senden rückgängig machen
Bei Aktivierung können Sie eine gesendete E-Mail bis zu 30 Sekunden lang abbrechen

Posteingangs- und Aufräumregeln
Mithilfe von Posteingangsregeln können Sie E-Mails automatisch nach bestimmten Bedingungen bearbeiten und Aktionen ausführen. Einige Beispiele dazu finden Sie unter Posteingangsregeln  und  Aufräumregel

Junk-E-Mail-Berichterstattung
Melden von Junk-E-Mails an Microsoft

Als gelesen markieren
Auswahl, wann Elemente als gelesen markiert werden sollen

Nachrichtenoptionen
Anpassen, wie z.B. eingehende Nachrichten behandelt werden sollen

Lesebestätigungen
Festlegen von Anforderungen von Lesebestätigungen

Antworteinstellungen
Standardantworteinstellung ändern

Blockieren oder zulassen
Neben der Einstellung, ob Junk-E-Mails gefiltert werden sollen oder nicht, können Sie Listen von sicheren Absendern und Empfängern, bzw. geblockten Absendern pflegen.

POP und IMAP
Informationen für eine POP- oder IMAP-Verbindung mit ihrem Postfach

Speicherkonten
nicht aktiviert

Unterhaltungen
Einstellen der Anzeige der Elemente in der Unterhaltungsansicht

E-Mail-Signatur
Erstellen und Anwendung einer E-Mail-Signatur

Linkvorschau
Aktivieren oder Deaktivieren der Linkvorschau in E-Mails

Nachrichtenformat
Format anpassen beim Erstellen einer E-Mail

Nachrichtenliste
Einstellen der Anzeige der Elemente in der Nachrichtenliste

Schnelle Aktionen
Anpassen der am häufigsten verwendeten Aktionen, werden als Icon neben Absendernamen und Betreffzeile im Nachrichtenkopf in der Nachrichtenliste angezeigt

Lesebereich
Auswahl, ob und wo der Lesebereich angezeigt werden soll
Auswahl, was mit dem Element beim Verschieben oder Löschen passiert
Auswahl, wo die Eingabe einer E-Mail-Nachricht erfolgen soll
Auswahl, was bei der Anmeldung erfolgen soll

Konfigurieren Sie die Weiterleitungsadresse(n) per Webinterface. Wählen Sie dazu folgenden Link aus

Weiterleitung konfigurieren

Es öffnet sich eine Seite, wo eine Anmeldung mit ihrem Nutzerkennzeichen und Passwort notwendig ist.

Tragen Sie die Adresse, an die Sie weiterleiten möchten, in die Zeile Neue Weiterleitungsadressen ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie im unterenFeld aus, wie Sie die Mails weiterleiten möchten SMTP-Weiterleitungsoptionen des Webinterfaces

Wechseln Sie in den Bereich "Kontakte", in dem Sie auf das blaue Viereck links oben klicken und wählen den Button "Personen" aus.

In der linken Spalte finden Sie ihre persönlichen Kontakte unter "Ihre Kontakte". Unter "Verzeichnis" sind alle zum globalen Adressbuch des Exchange-Mailservers gehörenden Kontakte sowie die Adressen der Maillinglisten und der Ressourcen-Accounts aufgeführt.

Bei der Auswahl unter "Neu" klicken Sie auf "Kontaktliste".

Beispiel: Mails, die den Absender max.mustermann(at)uni-rostock.de enthalten, sollen in den Ordner "Muster" verschoben werden. 

Zuerst legen Sie den Ordner "Muster" in ihrem Postfach an. Klicken Sie in der Ordnerleiste mit der rechten Maustaste auf ihr Postfach, wählen Sie Neuen Ordner erstellen aus und geben den Namen des neuen Ordners an.

Wählen Sie auf "Einstellungen" (Zahnradsymbol) > "Optionen" > Verknüpfungen > Posteingangsregelnerstellen.

1. Klicken Sie auf das Symbol "+", um eine neue Regel zu erstellen.

2. Im neu geöffneten Fenster können Sie unter Name einen Namen für die Regel angeben.
3. Wählen Sie unter Wenn die Nachricht eintrifft und all diesen Bedingungen entspricht die Bedingung Wurde gesendet oder empfangen > Empfangen von ... aus.
4. Es öffnet ein neues Fenster, wo Sie unter "Wurde empfangen von" die E-Mail-Adresse eingeben können und bestätigen Sie mit "Speichern". Sie können über das Adressbuch oder in ihren Kontakten nach der E-Mail-Adresse suchen. Fügen Sie die hinzu, indem Sie auf das Symbol "+" klicken. Bestätigen Sie mit Speichern".
5. Unter Alle folgenden Aktionen ausführen wählen Sie Verschieben, kopieren oder löschen > Nachricht in Ordner verschieben ... aus. Wählen Sie den Ordner "Muster" aus.
6. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab.